初対面の方に会う時に必ず通る道であろう『名刺交換』。
名刺交換は、ビジネスをする上で基本のマナーであり、第一印象を与える大切な場面になります。
人の印象は第一印象で決まるとよく言われているので、完璧なマナーを身につけて初対面で好印象をゲットしていきましょう！
事前に準備しておくこと
① 名刺を切らさない
・カバンや会社のデスクなどに常に予備の名刺入れと名刺をストックしておくことで名刺を切らさないようにしましょう。
・発注はなくなりそうになる前に慌ててするのではなく、一度に大量に消費してしまう可能性もあるので少し余裕のある時点で発注するようにしましょう。
② 名刺入れにいれましょう
名刺を裸のまま持ち歩いたり、財布の中に入れていたりすると名刺が汚れ、ヨレヨレになってしまいます。名刺入れに必ず入れて持ち歩きましょう。
③ すぐに名刺入れを取り出せるようにしておく
相手の前で長々と名刺を探すのは印象が悪くなってしまうので、いつでもすぐに取り出せる状況にしておきましょう。
基本的には、
男性：上着の内ポケット
女性：カバンの取り出しやすい場所
にいれておくと良いでしょう。
名刺交換のステップ
それでは名刺交換のステップをご紹介します。
① 渡す準備をしましょう
名刺入れを手元に用意し、目下あるいは訪問者の方から相手に近づき、先に名刺を差し出します。この際、机を挟まないように、相手の側へ移動しましょう。
② 名刺を渡す
渡す際は、胸の高さで名刺を持ち、相手に正面を向けて差し出します。そして相手の目を見ながら、会社名・部署名・フルネームをはっきりと名乗り、「どうぞよろしくお願い致します。」と一言添えましょう。
※相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差しだすことで、謙虚さを表現することができます。
③ 名刺を受け取る
受け取る際は、「頂戴いたします」と言いながら両手で受け取ってください。また、相手の会社のロゴや名前などに自分の指がかからないように気をつけましょう。
受け取った後は、その場で軽く名刺を見るようにしましょう。この時点で、名前の読み方をタイミングよく確認しておきましょう。
※名刺を見る時や受け取った後は、胸の高さより下におろさないように注意して下さい。
④ 受け取った後は...
すぐに名刺入れにしまわず、名刺入れの上に乗せる形で、椅子に座った後に自分から見てテーブルの左側に置きます。また、名刺交換後の打ち合わせの最中などに相手の名刺を不用意に触ると失礼な行為になってしまうので気を付けましょう。
⑤ 名刺をしまうタイミング
基本的には相手の名前を覚えるまでですが、その場の雰囲気で判断するようにしましょう。大体の場合は、打ち合わせが終わりそうな時になると思うので相手や周りを見て合わせましょう。もしもテーブルのスペースがない場合は、一言断ってから、名刺入れにしまいましょう。
こんな場合どうするの？
① 同時に交換する場合
自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺入れに乗せます。それと同時に、左手で相手の名刺を自分の名刺入れの上に乗せて受け取ってください。
相手が左手でこちらの名刺を受け取ったあと、右手を相手の名刺に添えてください。これで相手の名刺を両手で受け取っていることになります。
② 複数の人と名刺を交換する場合
大体の人数分の名刺を名刺入れから出しておき、名刺・名刺入れの順に上から重ねて持ちます。また、渡す順番は、役職の高い方から順に渡していきます。
※もしも、訪問先の方の役職がわからない場合は、部屋に入ってくる順番や、先方の紹介される順番などから判断しましょう。
最初の相手から受け取った後は、次の相手の名刺交換を始める前に、最初の相手の名刺は名刺入れのフタや下に移動させてください。名刺入れの上で複数人の名刺を重ねないようにしましょう。
並べる順番は、相手の着席順になります。その際に、名刺入れに乗せるのは相手方の役職の高い人の名刺にします。
※自分の名刺入れを一旦しまって、テーブルの上に全員分並べても大丈夫です。
③ 相手に先に名刺を差し出されてしまった場合
先方がすでに名刺を差し出している場合は、お待たせしないように一旦受取り、その後に「申し遅れました」と一言言ってから自分の名刺を差し出しましょう。
※また、逆に相手が名刺を出す準備ができていない場合は、焦らせてしまわないように相手の準備が整うまで、こちらも名刺をださずに待ちましょう。
おわりに
いかがでしたでしょうか。頂いた名刺も名刺入れに入れっぱなし...なんてことはせずに、しっかり名刺フォルダや名刺管理ソフト等に入れて大事に保管してくださいね。
スマートな名刺交換をしてあなたの印象をぐんとあげましょう！
